Überblick und die Reformen zum 01.01.2025 sowie 01.01.2027/01.01.2028. Seit 2025 gelten für Rechnungen zwischen Unternehmen neue Regeln. Dieser Überblick ordnet das Thema in wenigen Minuten ein und führt Sie zu den passenden Detailartikeln.
Mit dem Wachstumschancengesetz werden Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen schrittweise auf ein strukturiertes elektronisches Format umgestellt, damit Rechnungsdaten maschinell weiterverarbeitet werden können, ohne dass jemand sie abtippt. Wir begleiten Sie durch diese Umstellung und übernehmen den steuerlichen Teil.
Je nach Umsatzhöhe sind Papier oder PDF bis Ende 2026 oder Ende 2027 noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 01.01.2027/01.01.2028 berechtigen je nach Fall nur noch E-Rechnungen zum Vorsteuerabzug.
Spätestens dann ist der Versand als E-Rechnung im B2B Bereich Pflicht.
Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen, lesbar machen, prüfen und aufbewahren können. Im Minimum genügt ein E-Mail-Postfach. Den Empfang können Sie nicht ablehnen.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Das gilt unabhängig von Größe und Branche und auch dann, wenn Sie selbst nur Papierrechnungen schreiben.
Wir helfen Ihnen, den Empfang sauber aufzusetzen, und übernehmen die weitere Verarbeitung.
Einige Klarstellungen vorab, weil zum Empfang häufig Missverständnisse bestehen:
Sie brauchen kein teures Portal und keine besondere Software. Im Minimum genügt ein E-Mail-Postfach, das die Datei entgegennimmt.
Ebenso können Sie den Empfang nicht ablehnen. Ein Geschäftspartner darf Ihnen seit 2025 eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen, und Sie haben kein Recht, stattdessen auf einer PDF zu bestehen.
Im Folgenden klären wir, was „empfangsbereit“ bedeutet, welche Wege es gibt und wie es nach dem Eingang weitergeht.
Empfangsbereit zu sein, heißt mehr, als eine Datei nur entgegenzunehmen. Vier Schritte gehören dazu, die wir in eigenen Einträgen vertiefen.
Sie müssen eine E-Rechnung entgegennehmen, sie lesbar machen, ihre Angaben prüfen und sie zehn Jahre (bei Rechnungen ab 2025 acht Jahre) aufbewahren können. Diese Schritte greifen ineinander, lassen sich aber unterschiedlich aufteilen.
In der Praxis übernimmt vieles davon Ihre Software oder unsere Kanzlei, sobald die Belege bei uns sind.
Für den reinen Empfang reicht ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Der Gesetzgeber schreibt kein bestimmtes Verfahren vor; entscheidend ist nur, dass eine E-Rechnung Sie technisch erreichen kann.
Viele E-Rechnungen kommen schlicht als E-Mail-Anhang: eine XRechnung als XML-Datei oder eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF mit eingebetteten Daten. Ein Postfach, das Sie regelmäßig prüfen, erfüllt damit die Pflicht.
Es kann sich lohnen, für eingehende Rechnungen eine eigene, klar benannte E-Mail-Adresse zu verwenden, etwa rechnung@ihre-firma.de. So landen Rechnungen gebündelt an einer Stelle und gehen nicht in der allgemeinen Korrespondenz unter.
Ob sich darüber hinaus ein Portal oder ein spezieller Empfangsweg lohnt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie erhalten und über welche Kanäle Ihre Lieferanten versenden. Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist das nicht nötig.
Mit der Empfangspflicht entfällt die Möglichkeit, eine E-Rechnung zurückzuweisen. Wenn ein Geschäftspartner eine gültige E-Rechnung schickt, müssen Sie sie annehmen und verarbeiten.
Sie können also nicht verlangen, stattdessen weiterhin eine PDF oder eine Papierrechnung zu erhalten. Umgekehrt dürfen Lieferanten Ihnen während ihrer Übergangsfrist eine PDF nur mit Ihrer Zustimmung schicken, eine E-Rechnung aber jederzeit ohne Rückfrage.
Wer eine eingehende E-Rechnung nicht entgegennehmen oder öffnen kann, hält damit nicht die Zahlung auf. Die Frist läuft weiter, Skonto kann verfallen, und im schlimmsten Fall fehlt der Beleg für den Vorsteuerabzug. Die Empfangsbereitschaft herzustellen, hat deshalb Vorrang.
Neben der E-Mail gibt es weitere Übertragungswege, die in größeren Strukturen verbreitet sind. Sie sind möglich, aber für den Pflichtempfang nicht erforderlich.
Dazu zählen Netzwerke wie Peppol, Anbieterportale oder Schnittstellen direkt in der Buchhaltungssoftware. Welcher Weg sinnvoll ist, richtet sich nach Ihrem Volumen und Ihren Geschäftspartnern.
Für Mandanten, die mit uns über DATEV Unternehmen Online arbeiten, lässt sich der Empfang zusätzlich anbinden, sodass eingehende Belege direkt im System landen. Den passenden Weg richten wir mit Ihnen gemeinsam ein.
Technische Umsetzung in DATEV Unternehmen Online
Mit dem Empfang ist es nicht getan. Die Rechnung muss zu uns gelangen, geprüft und verbucht werden. Leiten Sie eingehende E-Rechnungen als Datei an uns weiter, nicht als Ausdruck. Nur die Datei enthält die strukturierten Daten, auf die es bei der Verarbeitung ankommt.
Die Prüfung der Angaben und die GoBD-konforme Aufbewahrung übernehmen wir in der Regel im Rahmen der laufenden Buchführung. Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Wenn Sie selbst Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) schreiben, betrifft Sie auch der Versand, allerdings mit Übergangsfristen. Bis zu Ihrer jeweiligen Frist dürfen Sie Papier- oder PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers noch verwenden. Die Pflichtangaben einer Rechnung ändern sich nicht, nur das Format.
Wenn Sie Rechnungen an andere Unternehmen schreiben, betrifft Sie der Rechnungsausgang. Je nach Ihrer Übergangsfrist müssen Ihre Ausgangsrechnungen irgendwann E-Rechnungen sein. Inhaltlich ändert sich dabei weniger, als viele erwarten. Wir begleiten Sie bei der Umstellung und der Wahl des Formats.
Einige Klarstellungen vorab, weil hier häufig Missverständnisse bestehen:
Eine E-Rechnung braucht keine neuen Pflichtinhalte. Die Angaben nach § 14 UStG sind dieselben wie auf einer Papierrechnung.
Was sich ändert, ist die Form: Die Angaben müssen nun im strukturierten Datensatz stehen, nicht nur im sichtbaren Teil. Eine Pflichtangabe als Anhang oder als Verweis auf ein externes Dokument genügt nicht.
Im Folgenden gehen wir die Pflichtangaben durch und erklären die strukturierte Form, die Reihenfolge von Daten und Technik und die Wahl des Formats. Wie Sie eine fertige E-Rechnung versenden, behandeln wir gesondert: So versenden Sie E-Rechnungen an B2B-Kunden.
Der häufigste Irrtum ist, eine E-Rechnung sei eine inhaltlich andere Rechnung. Das ist nicht der Fall. Eine E-Rechnung ist dieselbe Rechnung in einem strukturierten Format.
Die Pflichtangaben, die Logik der Umsatzsteuer und die kaufmännischen Inhalte bleiben unverändert. Was sich ändert, ist, wie die Rechnung technisch aufgebaut ist und wie sie übermittelt wird.
Diese Unterscheidung hilft bei der Umstellung. Wer seine Rechnungen heute korrekt schreibt, muss nicht umlernen, was auf eine Rechnung gehört, sondern nur dafür sorgen, dass diese Angaben künftig im strukturierten Datensatz landen.
Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 UStG und gelten für E-Rechnungen genauso wie bisher. Eine vollständige Rechnung enthält:
In bestimmten Fällen kommen weitere Angaben hinzu, etwa der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bei einer Umkehr der Steuerschuld oder die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Angaben, und sie sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Welche Rechnungen ausgenommen sind, lesen Sie unter Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fristen und Übergangsregelungen.
Die wichtigste Änderung beim Erstellen betrifft nicht den Inhalt, sondern den Ort der Angaben. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Datensatz (der XML-Datei) enthalten sein.
Es reicht nicht mehr, dass die Angaben irgendwo auf der Rechnung erscheinen. Nur was im maschinenlesbaren Teil steht, gilt rechtlich als Rechnungsinhalt. Ein nicht eingebetteter Anhang oder ein Link auf ein externes Ziel genügt für eine Pflichtangabe nicht.
Bei hybriden Formaten zählt der strukturierte Teil
Bei ZUGFeRD gibt es die sichtbare PDF und den eingebetteten Datensatz. Rechtlich verbindlich ist der strukturierte Teil. Weichen PDF und Datensatz inhaltlich voneinander ab, kann das als zweite, möglicherweise unzutreffende Rechnung gewertet werden, mit dem Risiko eines doppelten Steuerausweises.
Achten Sie deshalb darauf, dass die sichtbare Darstellung und der Datensatz übereinstimmen. In der Praxis stellt Ihre Software das sicher, solange Sie die Rechnung im Programm erzeugen und nicht nachträglich an der PDF verändern.
Fehlt ein Pflichtfeld im strukturierten Teil, kann die Rechnung trotz technisch korrektem Format als unvollständig gelten. Ein Beispiel ist die Käuferreferenz, die bei Rechnungen an Behörden als Leitweg-ID gebraucht wird. Was die Leitweg-ID ist, lesen Sie unter Leitweg-ID und E-Rechnung an Behörden.
Bei der Umstellung lohnt es, in der richtigen Reihenfolge zu denken. Im Vordergrund stehen saubere Daten, nicht die Technik.
Wenn Ihre Stammdaten stimmen (vollständige Adressen, korrekte Steuernummern, eindeutige Leistungsbeschreibungen), ist der Schritt zum strukturierten Format überschaubar. Eine E-Rechnung ist nur so gut wie die Daten, die hineinfließen.
Die Technik ist der letzte Schritt. Ein Rechnungsprogramm erzeugt aus den erfassten Daten das strukturierte Format und prüft es. Wer dagegen mit unklaren Stammdaten startet, verlagert die Probleme nur in ein neues Format.
Beim Erstellen wählen Sie das Format, das zu Ihrem Empfänger passt. Sie müssen nicht beide Formate beherrschen.
Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl, weil die sichtbare PDF auch ohne spezielle Software lesbar ist.
Für Rechnungen an Behörden wird in der Regel die XRechnung verlangt, häufig zusammen mit einer Leitweg-ID.
In vielen Rechnungsprogrammen lässt sich das Standardformat in den Einstellungen hinterlegen, sodass die Wahl nur einmal anfällt.
Der Ablauf ähnelt dem gewohnten Rechnungsschreiben; neu ist nur die Ausgabe im strukturierten Format. Ein Rechnungsprogramm nimmt Ihnen die technischen Schritte ab.
Einige Konstellationen weichen vom einfachen Fall ab und werden in eigenen Einträgen vertieft.
Bei Anzahlungen und Abschlagsrechnungen ist die Abrechnung über mehrere Stufen verteilt; die Endrechnung erfordert dabei eine besondere Behandlung:
Besonderheiten bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen
Bei einer Gutschrift rechnet der Leistungsempfänger ab, was ebenfalls den Anforderungen an die E-Rechnung folgt:
Besonderheiten bei Gutschriften
Bei Dauerleistungen wie Miet- oder Wartungsverträgen genügt zu Beginn des Leistungszeitraums eine einmalige E-Rechnung mit Bezug auf den Vertrag; ändern sich Pflichtangaben, etwa durch eine Mieterhöhung, ist eine neue E-Rechnung nötig:
Besonderheiten bei Dauerschuldverhältnissen
Beim Rechnungsausgang erstellen Sie die Rechnungen, wir sorgen für die korrekte steuerliche Einordnung und Verbuchung.
Ihre Aufgaben:
Unsere Aufgaben:
Die genaue Aufteilung richtet sich nach Ihrer Software und Ihrem Abrechnungsmodell.
Eine gültige E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung (reine XML-Datei, häufig an Behörden) und ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteten strukturierten Daten). Sie müssen nicht beide Formate beherrschen.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931 vorliegen. In der Praxis begegnen Ihnen dafür zwei Formate: XRechnung als reine XML-Datei und ZUGFeRD als PDF mit eingebetteten Daten. Wir achten bei der Verarbeitung darauf, dass das Format passt, und beraten Sie bei der Wahl.
Einige Klarstellungen vorab, weil zu den Formaten häufig Missverständnisse bestehen:
Sie müssen nicht beide Formate beherrschen. Für den Versand genügt in der Regel ein Format, das zu Ihrer Rechnungsschreibungssoftware passt.
Ebenso wenig müssen Sie sich auf ein Format festlegen, das Ihre Empfänger nicht lesen können. Beide Formate erfüllen dieselbe Norm und tragen denselben Datenkern. Der Unterschied liegt in der äußeren Form, nicht im rechtlichen Gehalt.
Im Folgenden stellen wir die beiden Formate vor, erklären die ZUGFeRD-Profile und die aktuellen Versionen und geben eine Orientierung für die Wahl.
XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenz im Sinne von „richtig oder falsch“. Beide sind vom Gesetzgeber anerkannte E-Rechnungsformate und beruhen auf der Norm EN 16931.
Diese Norm legt fest, welche Datenfelder eine Rechnung enthält und wie sie aufgebaut sind. XRechnung und ZUGFeRD setzen diese Felder nur auf unterschiedliche Weise um. Eine Software, die das eine Format verarbeitet, kommt in der Regel auch mit dem anderen zurecht.
Für Sie heißt das: Ob eine eingehende Rechnung als XRechnung oder als ZUGFeRD kommt, spielt für die Gültigkeit keine Rolle. Beides ist eine echte E-Rechnung.
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie enthält ausschließlich die strukturierten Daten, ohne ein menschlich lesbares Abbild der Rechnung.
Geöffnet in einem Texteditor sieht eine XRechnung nach Code aus: Zeilen mit Datenfeldern und Werten.
Nachteil: Für das menschliche Auge ist sie ohne Hilfsmittel schwer zu lesen; ein Viewer macht sie auf einer Seite sichtbar. Wie Sie eine XRechnung lesbar machen, lesen Sie unter E-Rechnungen öffnen und lesbar machen.
Mithilfe eines Viewers können die XRechnungen dargestellt und für das menschliche Auge aufbereitet werden. Solche Viewer sind inzwischen in nahezu allen Belegsammel- und Buchhaltungstools integriert (DATEV Unternehmen Online, Tabula, lexware Office usw.). Es gibt aber auch einige kostenlose Viewer, die zusätzlich heruntergeladen werden können (hier z. B. der „InvoiceViewer“ von GrandTotal für macOS).
Verbreitet ist XRechnung vor allem im Geschäft mit Behörden. Viele öffentliche Auftraggeber verlangen Rechnungen als XRechnung.
Für die Rechnung an Behörden gilt zusätzlich die sogenannte Leitweg-ID, die wir gesondert erklären: Leitweg-ID und E-Rechnung an Behörden.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format. Äußerlich ist es eine gewöhnliche PDF, die Sie wie jede andere am Bildschirm lesen oder ausdrucken können. In diese PDF ist zusätzlich ein strukturierter XML-Datensatz eingebettet.
Damit vereint ZUGFeRD beide Welten: Der Mensch sieht die lesbare Rechnung, die Software liest den verborgenen Datensatz. Genau deshalb ist ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen oft die pragmatische Wahl, denn Empfänger ohne spezielle Software können die PDF trotzdem ansehen.
Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie eine normale PDF. Ob die strukturierten Daten enthalten sind, erkennen Sie nicht am Erscheinungsbild, sondern erst über Ihre Software oder ein Prüfwerkzeug. Eine normale PDF ohne eingebetteten Datensatz ist keine E-Rechnung, auch wenn sie identisch aussieht.
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebettetem XML-Datensatz | reine XML-Datei (Endung .xml) |
| Lesbarkeit | wie eine normale PDF lesbar, Datensatz verborgen | nur über einen Viewer am Bildschirm sichtbar |
| Typischer Einsatz | Geschäft zwischen Unternehmen (B2B) | Rechnungen an Behörden (B2G), zunehmend auch B2B |
| Besonderheit | der eingebettete XML-Teil ist der rechtlich verbindliche Teil | bei Behörden meist mit Leitweg-ID |
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. Die Wahl richtet sich danach, an wen Sie Rechnungen schreiben und was Ihre Empfänger erwarten.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Nicht jedes Profil gilt als vollwertige E-Rechnung.
Nach den Vorgaben der Finanzverwaltung erfüllen ZUGFeRD-Versionen ab 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden tragen nicht alle Pflichtangaben und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht.
| Profil | Als E-Rechnung gültig? | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nur ein stark reduzierter Kerndatensatz |
| BASIC-WL | nein | ohne Rechnungspositionen, nur als Buchungshilfe |
| BASIC | ja | Grunddaten einschließlich Positionen |
| EN 16931 (COMFORT) | ja | vollständiger Datensatz nach Norm, gängige Wahl |
| EXTENDED | ja | erweiterte Felder, etwa für Unterpositionen |
Für die meisten Fälle ist das Profil EN 16931 die sichere Wahl. Wer komplexere Rechnungen mit Unterpositionen abbildet (etwa im Handwerk oder bei Leistungspaketen), ist mit EXTENDED gut bedient. Welches Profil Ihre Software erzeugt, ist in der Regel voreingestellt; im Zweifel klären wir das gemeinsam.
Die Formate werden gepflegt und weiterentwickelt. Für die Praxis genügt es, mit einer aktuellen Version zu arbeiten. Ihre Software stellt das in der Regel sicher.
Bei XRechnung ist derzeit die Version 3.0.2 gültig, ergänzt um regelmäßige Korrektur-Pakete der zuständigen Stelle KoSIT. Eine größere Folgeversion (XRechnung 4.0) ist für die spätere zweite Jahreshälfte 2026 angekündigt, aber noch nicht in Kraft. Wer heute XRechnung 3.0.2 nutzt, ist auf dem aktuellen Stand.
Bei ZUGFeRD ist seit dem 15. Januar 2026 die Version 2.4 in Kraft. Sie ist mit der Norm EN 16931 konform und erlaubt im Profil EXTENDED nun auch umsatzsteuerkonforme Unterpositionen.
Wenn Sie Ihre Rechnungen über eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erstellen, müssen Sie sich um die Versionen nicht selbst kümmern. Die Anbieter aktualisieren die Formate; ein Update läuft im Hintergrund. Fragen Sie im Zweifel bei Ihrem Anbieter nach, ob die aktuelle Version unterstützt wird.
Die Wahl hängt vor allem davon ab, an wen Sie Rechnungen schreiben.
Schreiben Sie an Behörden, führt an XRechnung in der Regel kein Weg vorbei, weil viele öffentliche Auftraggeber dieses Format verlangen.
Schreiben Sie an andere Unternehmen, ist ZUGFeRD oft die pragmatische Wahl, weil der Empfänger die PDF auch ohne spezielle Software lesen kann.
Empfangsseitig brauchen Sie ohnehin keine Vorab-Entscheidung. Ihre Software verarbeitet beide Formate; welches ein Lieferant schickt, gibt er vor.
In den meisten Fällen genügt also ein Format für den Versand und die Fähigkeit, beide zu empfangen. Wenn ein Empfänger ausdrücklich ein bestimmtes Format verlangt, richten wir uns danach.
Betroffen sind grundsätzlich alle inländischen Unternehmer im Geschäft mit anderen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, fragen Sie sich vielleicht, ob die E-Rechnungspflicht Sie überhaupt betrifft. Die Antwort ist zweigeteilt, und genau diese Zweiteilung führt oft zu Missverständnissen. Wir ordnen sie für Sie ein.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht:
Kleinunternehmer sind nicht komplett von der E-Rechnung befreit. Befreit sind sie nur vom Ausstellen. Beim Empfang gilt die Pflicht auch für sie.
Diese Trennung ist der rote Faden: Ausstellen auf der einen Seite, Empfangen auf der anderen. Beide Richtungen folgen unterschiedlichen Regeln.
Im Folgenden erklären wir beide Seiten, ordnen die dauerhafte Befreiung beim Ausstellen ein und zeigen, was Sie für den Empfang brauchen.
Beim Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer eine klare Entlastung. Sie sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen.
Diese Befreiung wurde mit dem Jahressteuergesetz 2024 eingeführt und ist nicht auf eine Übergangszeit begrenzt. Sie gilt also auch über das Jahr 2028 hinaus. Als Kleinunternehmer dürfen Sie Ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung ausstellen, etwa als Papier- oder PDF-Rechnung.
Für eine elektronische Übermittlung Ihrer sonstigen Rechnung (etwa als PDF per E-Mail) ist weiterhin die Zustimmung des Empfängers nötig. Die Befreiung betrifft nur das Format; sie macht aus einer PDF keine E-Rechnung.
Beim Empfang sieht es anders aus. Hier gilt für Kleinunternehmer dieselbe Pflicht wie für alle anderen Unternehmen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Diese Empfangspflicht kennt keine Übergangsfrist. Wenn ein Lieferant oder Dienstleister Ihnen eine E-Rechnung schickt, müssen Sie diese annehmen, lesbar machen und ordnungsgemäß aufbewahren können.
Auch wenn Sie selbst keine E-Rechnungen ausstellen müssen: Ihre Lieferanten dürfen Ihnen E-Rechnungen schicken, und Sie können den Empfang nicht ablehnen. Ein E-Mail-Postfach genügt im Minimum für den Empfang. Wie Sie E-Rechnungen empfangen und lesbar machen, lesen Sie unter So empfangen Sie E-Rechnungen und E-Rechnungen öffnen und lesbar machen.
Damit die Trennung greifbar bleibt, hier beide Seiten nebeneinander.
| Richtung | Gilt für Kleinunternehmer? |
|---|---|
| E-Rechnung ausstellen | nein, dauerhaft befreit (sonstige Rechnung erlaubt) |
| E-Rechnung empfangen | ja, Pflicht seit 1. Januar 2025 |
Kurz gesagt: Sie müssen E-Rechnungen lesen und aufbewahren können, aber selbst keine ausstellen.
Als Kleinunternehmer stellen Sie weiter einfache Rechnungen aus und sorgen für den Empfang, wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
Unsere Aufgaben:
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Welche Schritte praktisch auf Sie zukommen, hängt von Ihrer Software ab. Manche Programme erstellen, empfangen und archivieren E-Rechnungen vollständig; andere, etwa reine Zahlungsdienste oder Kassensysteme, decken nur Teile ab und brauchen eine Ergänzung.
DATEV Unternehmen Online (DUO) ist die Plattform, über die Sie Belege mit uns austauschen und Ihre Buchführung digital vorbereiten. Seit der E-Rechnungspflicht spielt DUO an zwei Stellen eine Rolle: beim Empfang eingehender E-Rechnungen und beim Schreiben eigener E-Rechnungen über das Modul Auftragswesen Next.
Hier lesen Sie, wie beide Wege in DUO umgesetzt sind und wie die Daten von dort in Ihre Buchführung gelangen. Die Einrichtung und die laufende Verbuchung übernehmen wir.
Vorab einige Klarstellungen, weil zur Verarbeitung in DUO häufig Missverständnisse bestehen.
DUO macht Sie nicht zum Selbstbucher: Die Verbuchung auf Konten bleibt bei uns, Sie sorgen lediglich dafür, dass die Belege im System ankommen. Eine empfangene E-Rechnung müssen Sie nicht in ein anderes Format umwandeln; DUO liest die strukturierten Daten selbst aus.
Eine als PDF gespeicherte Rechnung aus Auftragswesen Next ist nicht automatisch eine E-Rechnung; dafür braucht es das Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Und Sie benötigen für beide Wege keine zusätzliche Software: Belegempfang und Auftragswesen Next sind Teil von DUO.
Im Folgenden gehen wir getrennt auf den Belegempfang und auf das Schreiben von E-Rechnungen ein und zeigen am Ende, wie beides zusammenläuft.
DUO verbindet Ihr Unternehmen mit unserer Kanzlei. Sie stellen Belege bereit, wir greifen darauf zu und verbuchen sie in unserem Rechnungswesen, ohne dass Papier hin- und hergeschickt wird.
Für das Thema E-Rechnung sind zwei Bereiche von DUO relevant. Im Belegempfang (Belege Online) laufen Ihre eingehenden Rechnungen zusammen. Mit Auftragswesen Next schreiben Sie Ihre eigenen Ausgangsrechnungen.
Eingehende Rechnungen Ihrer Lieferanten laufen im Belegempfang von DUO zusammen. DUO erkennt dabei selbst, ob es sich um eine E-Rechnung handelt, und liest die strukturierten Daten aus.
Eine eingehende E-Rechnung durchläuft in DUO mehrere Schritte: vom Eingang bis zur Bereitstellung für die Buchung.
Wie eine empfangene E-Rechnung angezeigt wird, hängt vom Format ab.
XRechnung
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne eingebaute Sichtkomponente. DUO zeigt die Rechnungsinhalte über eine Datenvisualisierung in einem Viewer an, sodass Sie die Rechnung trotzdem lesen können.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. DUO zeigt sowohl den PDF-Bildteil als auch die ausgelesenen Daten an. Für die Verarbeitung zählt die XML-Datei.
Sobald die Daten ausgelesen sind, stehen sie uns zur Verbuchung bereit. Sie behalten den Überblick über Ihre Belege, die eigentliche Kontierung übernehmen wir.
Über eine eingerichtete Upload-Mail-Adresse können Lieferanten E-Rechnungen direkt an DUO senden, oder Sie leiten erhaltene Rechnungen einfach weiter. Der Anhang landet automatisch im Belegempfang, ohne dass Sie ihn erst lokal speichern und hochladen müssen.
Für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen nutzen Sie das Modul Auftragswesen Next in DUO. Damit erstellen, versenden und archivieren Sie Rechnungen und Rechnungskorrekturen als E-Rechnung.
Auftragswesen Next erzeugt Ihre Rechnung wahlweise als XRechnung oder als ZUGFeRD. Welches Format passt, richtet sich nach dem Empfänger.
An öffentliche Auftraggeber wird in der Regel eine XRechnung mit Leitweg-ID gesendet. Im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen genügt meist eine ZUGFeRD-Rechnung, die als PDF mit eingebetteten Daten sowohl lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist.
Eine reine PDF-Rechnung (in DATEV als „Digitale Rechnung“ bezeichnet) ist keine E-Rechnung im Sinne der Norm EN 16931. Beim Erstellen wählen Sie daher das Format XRechnung oder ZUGFeRD, wenn eine E-Rechnung verlangt wird.
Der Ablauf vom Anlegen bis zum Versand sieht in Auftragswesen Next so aus:
Belegempfang und Auftragswesen Next greifen in DUO ineinander. Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und bereitgestellt, ausgehende Rechnungen werden erstellt, versendet und ebenfalls bereitgestellt. Beide Seiten münden in unserer Verbuchung.
Für Sie bedeutet das einen durchgängigen Weg: Sie arbeiten an einer Stelle, und die Daten stehen ohne Medienbruch für die Buchführung zur Verfügung.
E-Rechnungen werden in DUO revisionssicher in ihrem Originalformat abgelegt. Die strukturierte Datei bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder anzeigen.
Im Alltag tauchen bei der Verarbeitung in DUO vor allem die folgenden Punkte auf:
Ihre Aufgaben:
Unsere Aufgaben:
Die Aufgabenteilung stimmen wir individuell mit Ihnen ab, je nachdem, wie Ihr Rechnungseingang und Ihr Rechnungsausgang organisiert sind.
Branchenspezifische Themen im Handwerk, bei Heilberufen, Vereinen und in der Vermietung erzeugen in der Praxis die meisten Rückfragen.
Handwerks- und Bauleistungen werfen bei der E-Rechnung gleich mehrere Fragen auf: Muss jede Rechnung jetzt elektronisch sein? Was gilt bei Reverse Charge? Und wie sieht es bei Abschlägen aus? Wir ordnen das für Sie und übernehmen die steuerliche Verarbeitung.
Eine Klarstellung vorab, weil hier ein verbreiteter Irrtum besteht:
Nicht jede Handwerkerrechnung muss eine E-Rechnung sein. An private Hausbesitzer dürfen Sie weiter eine Papier- oder PDF-Rechnung stellen. Die E-Rechnung betrifft das Geschäft zwischen Unternehmen.
Zwei Besonderheiten machen das Baugewerbe aus: die Unterscheidung zwischen Privat- und Geschäftskunden und das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Beide behandeln wir hier.
Im Folgenden erklären wir, wann die E-Rechnung gilt, wie das Reverse-Charge-Verfahren in der E-Rechnung abgebildet wird, was in den strukturierten Teil gehört und worauf Sie bei Abschlags- und Schlussrechnungen achten.
Der Ausgangspunkt ist einfach: Die E-Rechnungspflicht betrifft nur das Geschäft zwischen inländischen Unternehmen. An wen Sie abrechnen, gibt den Ausschlag.
An private Hausbesitzer dürfen Sie weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung stellen. Hier ändert sich nichts.
Rechnen Sie dagegen an einen Geschäftskunden ab, etwa einen Bauträger oder einen Generalunternehmer, brauchen diese nach Ablauf Ihrer Übergangsfrist eine E-Rechnung.
Welche Frist für Sie gilt, lesen Sie hier:
Fristen und Übergangsregelungen
Derselbe Elektriker, der dem privaten Hausbesitzer eine PDF schickt, muss für einen Auftrag am Bürogebäude eines Bauträgers eine E-Rechnung stellen. Worauf es ankommt, ist der Kundentyp, nicht die Art der Arbeit.
Im Bau gilt häufig eine Besonderheit bei der Umsatzsteuer: das Reverse-Charge-Verfahren. Dabei schuldet nicht der leistende Handwerker die Umsatzsteuer, sondern der Auftraggeber.
Das greift bei Bauleistungen an einen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Erkennen lässt sich das an der Bescheinigung des Auftraggebers (USt 1 TG beziehungsweise Freistellungsbescheinigung).
In diesem Fall rechnen Sie netto ab, ohne Umsatzsteuer, und ergänzen den Pflichthinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung unvollständig.
Reine Bauträger, die Grundstücke kaufen, bebauen und die fertigen Immobilien verkaufen, erbringen umsatzsteuerlich keine Bauleistung. An sie rechnen Sie mit Umsatzsteuer ab. Viele Bauträger sind aber zugleich als Generalunternehmer tätig und erbringen selbst Bauleistungen; dann greift § 13b. Im Zweifel lassen Sie sich die Bescheinigung vorlegen, bevor Sie netto abrechnen.
Die gute Nachricht: Auch ein Reverse-Charge-Fall lässt sich als E-Rechnung abbilden. Das strukturierte Format kennt eine Kennzeichnung für die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Konkret wird in der E-Rechnung statt eines Steuersatzes und Steuerbetrags die Reverse-Charge-Kennzeichnung gesetzt und der Pflichthinweis aufgenommen. Sie müssen sich um die technischen Details nicht kümmern. Eine geeignete Rechnungssoftware setzt die Kennzeichnung korrekt, wenn Sie den Vorgang als § 13b-Fall anlegen.
Ausschlaggebend ist, dass der Hinweis im strukturierten Teil steht und nicht nur in einer Anlage. Welche Programme E-Rechnungen erzeugen, lesen Sie in den Anleitungen im Tab „Software“, zum Beispiel unter Technische Umsetzung in HERO.
Im Bau sind Rechnungen oft umfangreich, mit Aufmaß, Positionen und Leistungsverzeichnis. Für die E-Rechnung ist zu trennen, was zwingend in den strukturierten Teil gehört und was als Anlage beigefügt werden kann.
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Für die Leistungsbeschreibung genügen dort die Gewerke und Summen; ein detailliertes Aufmaß oder ein umfangreiches Leistungsverzeichnis können Sie als Anlage beifügen.
Achten Sie aber darauf, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sind und nicht in die Anlage ausgelagert werden.
Im Baugewerbe wird häufig in Abschlägen abgerechnet, gefolgt von einer Schlussrechnung. Hier gibt es eine Besonderheit, die derzeit zu beachten ist.
Abschlagsrechnungen lassen sich als E-Rechnung erstellen. Bei der abschließenden Abrechnung ist zu bedenken, dass die strukturierten Formate eine klassische Endrechnung mit Absetzung der einzelnen Abschläge noch nicht vollständig abbilden.
In der Praxis bietet sich daher oft eine Restrechnung an, oder die Abschläge werden über eine Anlage berücksichtigt, auf die der strukturierte Teil verweist.
Wie Anzahlungen und Abschläge im Detail funktionieren, behandeln wir gesondert:
Besonderheiten bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen
Mit dem Ausstellen ist nur die eine Hälfte erledigt. Als Unternehmen müssen Sie eingehende E-Rechnungen entgegennehmen können, etwa von Lieferanten, Baustoffhändlern oder Nachunternehmern.
Für den Empfang genügt im Minimum ein E-Mail-Postfach; die Verarbeitung übernehmen wir oder Ihre Software.
Für die Verarbeitung benötigen wir die strukturierten Originaldaten Ihrer Ausgangs- und Eingangsrechnungen, einschließlich der Reverse-Charge-Fälle, nicht nur die sichtbaren PDFs.
Die Übergabe läuft über den mit uns vereinbarten Weg, etwa DATEV Unternehmen Online oder eine individuelle Upload-Adresse.
Sagen Sie uns, in welchen Fällen Sie nach § 13b abrechnen, damit wir die Umsatzsteuer richtig einordnen.
Im Bau erstellen Sie die Rechnungen passend zum Kundentyp und zur Umsatzsteuerlage, wir übernehmen die Verarbeitung.
Ihre Aufgaben:
Unsere Aufgaben:
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Rund um die E-Rechnung kursieren viele Halbwahrheiten. Hier räumen wir die häufigsten Irrtümer kurz auf.
Seit Einführung der E-Rechnung halten sich hartnäckig einige Missverständnisse, mal beruhigend gemeint, mal alarmierend. Wir sortieren das für Sie und stellen den Sachstand klar.
Diese Übersicht ist bewusst kurz gehalten. Zu jedem Irrtum finden Sie die Auflösung in zwei, drei Sätzen sowie, wo vorhanden, einen Verweis auf das Thema, das ihn vertieft.
Das ist nicht der Fall. Eine PDF ist ein Bild der Rechnung für das menschliche Auge, aber kein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Eine E-Rechnung liegt in einem strukturierten Format vor, etwa XRechnung oder ZUGFeRD in einem gültigen Profil.
Was eine E-Rechnung ausmacht, behandeln wir gesondert:
Überblick zu XRechnung und ZUGFeRD
Das stimmt nicht. Für Empfang und Versand genügt im Minimum ein E-Mail-Postfach. Plattformen sind ein freiwilliger Komfortweg, keine gesetzliche Pflicht.
Wie der Empfang grundsätzlich funktioniert, behandeln wir gesondert:
So empfangen Sie E-Rechnungen ab 01.01.2025
Das ist heute nicht so. Die E-Rechnung wird zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, nicht automatisch an die Finanzverwaltung gemeldet. Ein transaktionsbezogenes Meldesystem ist auf europäischer Ebene geplant, aber Zukunftsmusik.
Was es mit dem geplanten Meldesystem auf sich hat, behandeln wir gesondert:
Ausblick: Meldesystem ab 2030 (ViDA)
Nur halb. Vom Ausstellen einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Empfangen müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 wie alle anderen.
Was für Kleinunternehmer gilt, behandeln wir gesondert:
Besonderheiten bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG)
Das ist nicht so. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Darunter fallen die meisten Tankbelege und kleinen Restaurantrechnungen.
Was bei Kleinbeträgen gilt, behandeln wir gesondert:
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Das geht nicht. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen entgegennehmen können; ein Lieferant darf Ihnen eine E-Rechnung schicken, und Sie können den Empfang nicht ablehnen.
Doch, ZUGFeRD ist eine vollwertige E-Rechnung. Es kombiniert eine sichtbare PDF mit eingebetteten strukturierten Daten. Solange ein gültiges Profil verwendet wird, erfüllt es die Anforderungen; bei einem Widerspruch zwischen Anzeige und Daten gilt der strukturierte Teil.
Welche Formate es gibt, behandeln wir gesondert:
Überblick zu XRechnung und ZUGFeRD
Das ist nicht nötig und sogar unpassend. Das Original ist die strukturierte Datei; ein Ausdruck ersetzt sie nicht. E-Rechnungen sind im Originalformat unveränderbar und nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufzubewahren.
Wie die Aufbewahrung funktioniert, behandeln wir gesondert:
Archivierung der digitalen Belege
Das ist sie nicht. Eine Validierung ist keine Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll, weil sie auf Format- und Logikfehler hinweist. Sie ersetzt nicht die Pflicht, die Rechnung inhaltlich zu prüfen.
Wie Prüfung und Validierung ablaufen, behandeln wir gesondert:
Überprüfung eingehender Rechnungen
Das stimmt nicht. Seit 2025 gilt nur die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Das Ausstellen folgt gestaffelt: ab 2027 für größere Unternehmen > 800 T€ Jahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen.
Wie die Fristen verlaufen, behandeln wir gesondert:
Fristen und Übergangsregelungen
Sie müssen nicht jeden Mythos selbst entkräften. Bei Unsicherheit ordnen wir die Lage ein und sagen Ihnen, was für Sie gilt.
Ihre Aufgaben:
Unsere Aufgaben:
Die genaue Aufteilung stimmen wir mit Ihnen ab.
Die technische Empfangsbereitschaft liegt bei Ihnen, die steuerliche Verarbeitung bei uns. Diese Aufteilung passen wir im Gespräch an Ihre Software und Ihre Abläufe an.
E-Rechnungen entgegennehmen können (mindestens ein E-Mail-Postfach).
Eingehende E-Rechnungen an uns weiterleiten, im Original und nicht als Ausdruck.
Für Ausgangsrechnungen das passende Format und Software wählen.
Sie über Ihre konkrete Frist und Ihren Handlungsbedarf informieren
Den Übergabeweg zu uns einrichten (z. B. über DATEV Unternehmen Online)
Die strukturierten Daten verbuchen und steuerlich auswerten
Nein. Eine normale PDF, auch per E-Mail verschickt, gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – entweder als reine XML (XRechnung) oder als PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD).
Empfangen müssen Sie seit 2025. Beim Versand gelten Übergangsfristen: Je nach Umsatz dürfen Sie bis Ende 2026 oder Ende 2027 noch Papier oder PDF nutzen, wenn der Empfänger zustimmt. Spätestens ab 2028 ist der Versand als E-Rechnung im Geschäft mit Unternehmen Pflicht.
Teilweise. Ausstellen müssen Sie als Kleinunternehmer dauerhaft keine E-Rechnungen. Empfangen müssen Sie sie aber seit 2025 wie jedes andere Unternehmen auch.
Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Ob sich für Sie zusätzlich ein Rechnungsprogramm lohnt, hängt davon ab, ob und wie viele Rechnungen Sie selbst schreiben. Wir beraten Sie dazu im Einzelfall.
Rechnungen, die Sie vor der Umstellung erhalten oder ausgestellt haben, bleiben gültig und werden wie bisher aufbewahrt. Die neuen Regeln gelten für Umsätze ab 2025.
Nein. Aktuell besteht keine Pflicht, Rechnungen automatisch an die Finanzverwaltung zu melden. Ein solches Meldesystem ist auf EU-Ebene geplant und in Deutschland in den Details noch offen – das ist von der heutigen E-Rechnungspflicht zu trennen.
Über die mit uns vereinbarten Wege, in der Regel über DATEV Unternehmen online oder eine individuelle Upload-Adresse. Entscheidend ist, dass uns die Originaldatei erreicht und nicht ein Ausdruck. Die Details klären wir bei der Einrichtung.
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