AKTUELLES

MANDANTEN NEWSLETTER 03/2024

28.06.2024


Inhalt:

1. Allgemeines

2. Rechnungseingang/Rechnungsempfang

3. Rechnungsausgang/Rechnungsversand

4. Mögliche Formate einer E-Rechnung

5. Handlungsempfehlung / Durchzuführende Maßnahmen






1. Allgemeines


Durch das Wachstumschancengesetz wurden Änderungen des § 14 Abs. 1 S. 2 bis S. 8 UStG (Ausstellung von Rechnungen) vorgenommen. Ab 2025 gilt für Unternehmer in Deutschland eine allgemeine Pflicht, sog. elektronische Rechnungen zu stellen, wenn sie umsatzsteuerpflichtige Umsätze an andere Unternehmer im Inland erbringen.

Zunächst muss sich mit neuen Definitionen des Begriffs „Rechnung“ vertraut gemacht werden (§ 14 Abs. 1 Satz 2ff. UStG n. F.):

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (sog. CEN-Format EN 16931). Um die Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten, sind im strukturierten Teil der E-Rechnung sämtliche umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach § 14, 14a UStG zu enthalten.

Ab dem 01.01.2025 wird dann zwischen „ E-Rechnungen “ (oder elektronischen Rechnungen) und „ sonstigen Rechnungen “ unterschieden. Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format als dem o.g. CEN-Format (somit auch bspw. PDF) oder auf Papier übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst.

Die Pflicht zur elektronischen Rechnung setzt voraus, dass sowohl der leistende als auch der empfangende (umsatzsteuerliche) Unternehmer im Inland ansässig sind und keine umsatzsteuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG aus geführt werden. Unter diese Vorschrift fallen somit auch sämtliche Kleinunternehmer sowie z.B. auch Vermietungsunternehmer, welche zur Umsatzsteuerpflicht optiert sind.

Für Umsätze an Privatpersonen oder in anderen Mitgliedstaaten gilt diese Pflicht ab 2025 nicht.

Für den Übermittlungsweg der elektronischen Rechnung gibt es zum aktuellen Zeitpunkt keine gesonderten Vorschriften. Sie dürfen also per E-Mail versandt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung nach neuer Definition gilt. Ein Download über ein (Kunden-)Portal kommt ebenfalls in Betracht, eine Übergabe der XML-Datei an ein externes Speichermedium (z.B. USB-Stick) führt zu einer sonstigen Rechnung.

Für einige Rechnungen gilt jedoch keine E-Rechnungs-Pflicht. Dies betrifft z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV; Gesamtbetrag bis 250,- €) und Fahrausweise (§ 34 UStDV). Aber auch Rechnungen an private Endverbraucher sind von dieser Verpflichtung zunächst nicht betroffen. Diese können weiterhin als "sonstige Rechnungen" z. B. in Papierform ohne Zustimmung der Kunden übermittelt werden.


2. Rechnungseingang/Rechnungsempfang


Elektronische Rechnungen müssen ab dem 01.01.2025 von allen inländischen Unternehmern gemäß den neuen Anforderungen empfangen und archiviert werden können. (KEINE Übergangsregelungen).

Dies gilt auch für Unternehmer, die selbst grundsätzlich ausschließlich steuerfreie Leistungen erbringen (bspw. Wohnungsvermieter, Ärzte, usw.), sowie für Betreiber von PV-Anlagen, unabhängig einer möglichen Kleinunternehmerschaft.

Eine Übergangsregelung gibt es beim Empfang von E-Rechnungen nicht. Wer eine E-Rechnung nicht annimmt oder empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform vom Rechnungsaussteller.

Ab 2025 ist es nicht mehr nötig, dass ein Unternehmer als Rechnungsempfänger sein Einverständnis für eine elektronische Rechnung gibt, die den neuen Formalitäten genügt.

Wichtig: Um eine E-Rechnung an einen privaten Endverbraucher (B2C-Umsatz) ausstellen zu dürfen, müssen Ihnen weiterhin eine Einwilligung vorliegen.

Es gab zunächst Stimmen in der Literatur basierend auf dem reinen Gesetzeswortlaut, dass nur E-Rechnungen und keine sonstigen Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen sollten. Nach dem Entwurf des BMF-Schreibens vom 13.06.2024 (Tz. 50) wird der Vorsteuerabzug jedoch nicht beanstandet.


3. Rechnungsversand – zeitlicher Horizont und Übergangsfristen


Grundsätzlich gelten die oben aufgeführten Verpflichtungen zur Ausstellung einer E-Rechnung für B2B-Umsätze ab dem 01.01.2025. Allerdings sind folgende Übergangsregelungen für die Jahre 2025ff. beschlossen worden (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 - 3 UStG n.F.):

Bis Ende 2026:

Zu einem zwischen dem 01.01.2025 und 31.12.2026 ausgeführten Umsatz kann befristet bis zum 31.12.2026 statt einer E-Rechnung auch immer eine Rechnung auf Papier oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG n. F .)

Bis Ende 2027:

Zu einem zwischen dem 01.01.2026 und 31.12.2027 ausgeführten Umsatz kann befristet bis zum 31.12.2027 statt einer E-Rechnung auch immer eine Rechnung auf Papier oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format (hier wie bisher mit Zustimmung des Empfängers) ausgestellt werden, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) weniger als 800.000,– € betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG n. F.). Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) diese Grenze überschreitet, haben jedoch noch die Möglichkeit, sonstige Rechnungen auszustellen, wenn diese mittels elektronischem EDI-Verfahren übermittelt werden (wie bisher mit Zustimmung des Empfängers) - (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG n. F.).

Ab dem 01.01.2028:

Ab diesem Zeitpunkt müssen die Vorgaben zur elektronischen Rechnung ausnahmslos beachtet werden.

Hinweis zur Zustimmung des Rechnungsempfängers (Abschnitt 14.4 Abs. 1 S.2 UStAE):

„Die Zustimmung des Empfängers der elektronisch übermittelten Rechnung bedarf dabei keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll.“

Eine Zustimmung dieser Regelung kann u.E. somit auch in Form einer Rahmenbedingung (bspw. innerhalb der allgemeinen Geschäftsbedingungen) erfolgen oder durch konkludentes Handeln zwischen den Geschäftspartnern.

Liegt jedoch eine solche Zustimmung explizit nicht vor, sind Sie als Rechnungsaussteller bereits ab dem 01.01.2027 fest verpflichtet, elektronische Rechnungen gem. § 14 Abs. 1 S. 2 n. F. UStG auszustellen (Papierrechnungen sind bis 31.12.2026 immer möglich)


4. Mögliche Formate einer E-Rechnung


Rechnungen können entweder ganz aus strukturierten Daten bestehen oder eine Kombination aus einem strukturierten Format und einer Bilddatei sein. Diese Rechnungsformate sind nach aktuellem Wissensstand alle zulässig.

Im Folgenden möchten wir Ihnen exemplarisch die von uns empfohlenen Formate kurz vorstellen. Details können Sie selbstverständlich von unseren zuständigen Ansprechpartnern unserer Kanzlei erfahren.

ZUGFeRD-Format:

„Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland“ heißt ein mögliches Format für eine elektronische Rechnung. Es ermöglicht die organisierte Übertragung der Rechnungsdaten in einer PDF-Datei. Diese kann man, wie gewohnt, mit den Augen lesen, aber der Rechnungsempfänger kann auch die beigefügten Informationen ohne zusätzliche Schritte automatisch aus einem enthaltenen XML-Teil (Extensible Markup Language) extrahieren und verarbeiten.

XRechnung:

„XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“ nennt sich dieses E-Rechnungs-Format. Dieses Format ist nationaler Standard für öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder oder Kommunen und gilt als zukunftweisend.

Electronic Data Interchange (EDI):

Die bisherigen EDI-Verfahren sind weiterhin anwendbar, sofern sie mit dem neuen einheitlichen Standard EN 16931 kompatibel sind.

Das EDI-Verfahren zeichnet sich dadurch aus, dass – im Gegensatz zu anderen Verfahren – nicht das ganze Rechnungsdokument, sondern nur bestimmte Daten übertragen werden. Nur mit der passenden Software kann der Empfänger aus diesen Daten eine vollständige Rechnung erstellen. Die Daten werden meist auf separaten Leitungen oder in einem speziellen Teil des Internets übertragen. Ein Zugriff von Dritten auf diese Daten ist daher kaum möglich, so dass eine hohe Sicherheit vor Manipulationen gewährleistet ist.


Mit dem BMF-Schreiben vom 02.10.2023 haben das Bundesministerium der Finanzen und die obersten Finanzbehörden der Länder festgehalten, dass eine Rechnung nach dem XStandard oder nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 aus Sicht der Finanzverwaltung grundsätzlich ein strukturiertes elektronisches Format aufweist, das mit der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 ( ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1) übereinstimmt.


5. Handlungsempfehlung / Durchzuführende Maßnahmen


Rechnungsempfang:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen eingerichtet haben (bspw.: rechnung@muster.de)
  • Stellen Sie sicher, dass die empfangenen E-Rechnungen revisionssicher archiviert werden. Hierfür empfiehlt sich ein E-Mail-Archivierungssystem oder ein Vorsystem für die Buchhaltung (bspw.: DATEV Unternehmen online, etc.)

Rechnungserstellung:

Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen bis zu den oben aufgeführten Fristen (vgl. Punkt 3) eine ordnungsgemäße Software für die Erstellung von E-Rechnungen verwendet. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem Ansprechpartner Ihrer Branchensoftware oder Ihrem IT-Dienstleister in Verbindung.


6. Fazit


Durch die Neuregelung wird die E-Rechnung zum Standard, während die sonstigen Rechnungen in Form von Papier und sonstigen elektronischen Formaten (insbesondere PDF) nur noch in den Übergangsfristen möglich sind und bei den sonstigen elektronischen Formaten zudem einer Zustimmung des Empfängers bedürfen. Ein einseitiger Anspruch auf ein anderes Rechnungsformat als einer E-Rechnung ist somit trotz Übergangsregelung beim Leistungsempfänger nicht mehr gegeben, d.h. jeder unter die Neuregelung fallende Leistungsempfänger muss eine E-Rechnung empfangen können. Diese Grundsätze sollten Sie bei der Planung Ihrer zukünftigen Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesse beachten.

Gerne beraten wir Sie diesbezüglich und finden gemeinsam mit Ihnen eine optimale Lösung, sich diesen neuen Gegebenheiten früh- und rechtzeitig anzupassen. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

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